安徽农业大学科研经费使用管理试行办法(校科字〔2016〕31号)

发文时间:2016-09-09

安徽农业大学科研经费使用管理试行办法

第一章   

第一条  为进一步加强和规范科研经费管理,完善内部控制和监督制约机制,保障资金安全和使用效益,依据《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发〔201411号)、《财政部国家自然科学基金委员会关于印发<国家自然科学基金资助项目资金管理办法>的通知》(财教〔201515号)、《教育部关于进一步加强高校科研项目管理的意见(教技[2012]14)》等有关科研经费管理制度,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所指科研经费是指列入学校科技计划管理的科研计划项目(包括课题,下同)、平台团队建设、业务工作专项、社会服务等科研活动经费,实行分类管理。按经费来源性质不同分为纵向科研经费和横向科研经费,来源性质为中央或地方财政资金的属于纵向科研经费,来源性质为社会资金的属于横向科研经费。

纵向科研经费根据渠道和任务不同,分为三类,实行差异化管理。(1)科研计划项目经费是指来源于各级科技主管部门、科学基金委员会以及行业部门的科技专项,且以科技计划形式批准立项并拨付(或由主持单位转拨)的财政性经费;以及学校批准立项的各类科技项目经费等纵向科技计划项目经费。(2)平台团队建设经费是指各级政府部门和学校为批准立项的重点实验室、工程(技术)研究中心、协同创新中心、研究院、实验站、示范基地等平台基地,以及创新团队、创新联盟等,提供的建设、补助和运行等经费。(3)业务工作专项经费是指省级政府及其非科技主管部门委托学校承担的公益性技术集成应用、示范推广、监测检测、评价分析、信息化等业务工作经费,包括以产业技术体系专家身份参加的技术研发、应用与推广工作经费。

横向科研经费不再分类,包括学校通过对外开展技术开发、技术服务、技术咨询、技术培训、委托任务等社会服务活动取得的各种经费。市级及以下政府购买公共服务的规划、设计、咨询、服务等科技服务类经费视同横向科研经费。成果转让取得的收益执行《安徽农业大学科技成果转让管理办法》,未分配并留作科研经费的部分纳入横向科研经费管理。

第三条  本办法适用的各类科研经费,必须纳入学校财务统一管理,单独核算,专款专用,接受学校及上级财政、审计部门的监督和检查。纵向科研经费严格按照所属计划及其经费的管理办法、合同书或任务书进行管理,横向科研经费按照合同(协议)执行,若对经费使用无明确规定或约定的则按本办法执行,保障国家、学校、委托方和科研人员的合法权益。

第二章  管理机制与职责

第四条  学校按照“统一领导、分级管理、责任到人”的原则,实行科研经费校长责任制。在校长的统一领导下,分管财务、科研工作的校级领导对科研经费的管理和使用分工负责。

第五条  学校认真落实法人责任,做好项目申报立项阶段的组织指导,预算编制阶段的咨询和服务,组织实施阶段的协调和支撑,经费使用过程中的审核和监督,结题验收阶段的检验和凝练,成果的应用推广和产业化。

第六条  学校相关职能部门和学院(部、处)、项目负责人明确职责和权限,在科研经费使用、管理与监督方面各负其责,密切配合,相互协作,建立健全科研经费协同管理监督机制,做好科研经费管理工作。

财务处:负责科研经费的财务管理和会计核算;协同科技处指导项目负责人编制经费预算并负责经费预算审核;指导项目负责人按照项目预算或合同约定以及有关财经法规在其权限范围内使用经费;定期公布项目财务信息;加强科研项目核算、监督,审查项目决算;协助项目负责人结题审计;配合绩效考核并负责审核、发放绩效经费。

科技处、新农村发展研究院:负责学校整体科技发展规划和年度计划;负责项目的组织申报、过程管理和合同管理;协同财务处指导项目负责人编制经费预算;配合进行绩效考核并负责核定和监督;核定科研经费的类型, 审核科研外协费的拨付,跟踪合同经费到位、拨付情况;办理技术合同登记(含申报政府主管部门登记)和技术收入的核定;负责组织或协助开展项目验收并提供验收和结题信息;会同财务处做好科研项目经费的使用、审核、监督工作;配合有关部门的监督、检查和审计。

人事处:负责项目聘用人员(连续聘用不超过3个月的临时聘用人员除外)及其劳务费用的登记、审核与管理,协同财务处、科技处合理安排绩效和奖励经费。

国有资产管理处:负责科研经费有关仪器设备和常用低值易耗材料的采购,以及固定资产的登记管理。

审计处:负责科研经费的审计和监督,会同财务处进行检查或专项审计,监督、检查项目负责人按照预算或合同约定在其权限范围内使用经费。

总务管理处、后勤集团、生物技术中心、农业园:根据相应的职责范围,合理配置资源,为科研项目顺利实施提供公共基础保障,对项目占用公共资源进行计量和计费。

第七条  学院(含独立科研机构,下同)是科研活动的基层管理单位,对所属人员承担的科研项目经费使用承担监管责任。学院要根据学科特点和项目实际需要,合理配置资源,为科研项目执行提供相应的条件保障;监督科研项目预算执行和经费使用,督促项目按计划执行;按照学校相关要求,具体负责学院承担科研项目经费报销审批、大额经费支出论证、绩效考核等。

第八条  项目(含课题、任务、团队、平台等,下同)负责人是科研经费使用的直接责任人,对项目经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。项目负责人要熟悉并掌握有关财政法律法规和科研经费管理制度,依法据实编制科研项目预算和决算,按照批复的预算和合同(任务书)和相关管理制度使用经费,接受上级和本级相关部门的监督检查。

第三章  经费开支范围

第九条  科研计划项目经费支出一般分为直接费用和间接费用。

1.直接费用是指项目研究开发过程中发生的与之直接相关的费用,主要包括:

1)设备费。指项目研究开发过程中购置或试制专用仪器设备,对现有仪器设备进行升级改造,租赁外单位仪器设备而发生的费用,以及为此发生的运输、包装、装卸和零星土建费用。其中从国外引进的仪器、设备、样品、样机的购置费包括海关关税和运输保险费用。

2)材料费。指进行项目研究、开发、试验所需的动(植)物的购置、种植和养殖费;标本、样品的采集加工费;辅助材料、低值易耗品和零配件的购置费用,以及为此发生的运杂包装费用。

3)测试化验加工费。指研究、开发项目带料外加工或因本单位不具备条件而委托外单位(包括单位内部独立经济核算单位)协作进行试验、加工、测试、计算和分析等发生的费用,以及项目研究、开发、试验而租赁的场地、实验基地等所发生的费用。

4)燃料动力费。指项目研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。

5)差旅费:指项目研究开发过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研和学术交流等所发生的外埠差旅费,科学考察或科学试验租用交通工具发生的相关费用和国内学术会议的注册费(或会务费)等。

6)会议费。指项目研究开发过程中为组织开展学术研讨、咨询、协调项目活动、项目验收等发生的会议费用。

7)国际合作与交流费。指项目研究开发过程中研究人员出国及外国专家来华工作的费用,以及参加与项目研究任务有关的国际学术会议的注册费。

8)出版/文献/信息传播/知识产权事务费。指项目研究开发过程中,需要支付的出版费(不得包含稿费)、论文版面费、书刊资料费、专用软件购买费、文献检索费、复印及印刷费、专利申请及其他知识产权事务费等费用。不得列支固定电话费、网络费和移动电话费用。

9)劳务费。指项目研究开发过程中支付给项目组成员中没有工资性收入的在校研究生、博士后等相关研发人员的助研费,项目组临时聘用人员(含返聘的退休人员)的工资及社会保险补助等劳务性费用。

10)专家咨询费。指项目研究过程中必要的学术研讨(咨询和协调)、项目成果验收(评审或鉴定)所发生的费用等。

11)其他支出。指与项目研究、开发直接有关的除上述费用之外的其它支出,如与项目直接相关的成果推广应用培训费、财务验收审计费、土地租赁费、临床试验费、数据或特殊实验材料采集费(问卷调查、数据跟踪采集、案例分析、特殊实验材料等费用),以及为了新增设备安装使用的需要而对实验室进行的小规模维修改造费用等。

2.间接费用是指在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。本办法中所提及之间接费用涉及的科研项目,是指由各级政府部门批准立项的有间接费用的科研项目。

1)管理费:主要包括学校为项目研究提供的现有仪器设备及房屋占用,水、电、气、暖消耗费用,以及与项目有关的管理和运行费用的补助支出等。

2)绩效支出:指学校为提高科研工作绩效,根据对科研人员的科研实际绩效考核情况安排给项目研究人员的支出费用。

第十条  除科研计划项目以外的其他科研项目,经费支出科目有明确要求的执行其规定,其余均按财政经费经济科目执行,并对应相关科目解释。

第四章  预算管理

第十一条  各类科研项目应在立项时同步编制科研经费预算。由项目负责人根据研究开发等任务的特点和实际需要,按照政策相符性、目标相关性和经济合理性原则,科学、合理、真实地编制预算,并将预算书及相关立项材料及时报科技处、财务处。横向科研项目根据合同或协议的要求进行。

第十二条  科研经费预算包括来源预算和支出预算。

1.来源预算除申请专项经费外,有自筹经费来源的,应当提供出资证明及其他相关财务资料。需学校配套的必须经科技处、财务处审核并报分管财务的校长审批后方可编列。

2.支出预算按照各类科技计划规定的经费开支范围确定。

直接费用各项支出由项目负责人根据研究开发等任务的特点和实际需要编制,不得简单按比例编制。间接费用按国家政策上限编制,其中:

1)国家和省主体科技计划项目经费,间接费用采用分段超额累退比例法计算并实行总额控制,按照不超过课题经费中直接费用扣除设备购置费后的一定比例核定,具体比例是:500万元及以下部分按20%核定,超过500万元至1000万元的部分按13%核定,超过1000万元的部分按10%核定。间接费用中绩效支出不超过直接费用扣除设备购置费后的5%

2)其它各类纵向计划项目应根据有关项目经费管理办法的规定进行间接费用的预算。平台团队建设类项目原则上不得列支绩效等间接费用(有明确预算科目的除外)。

3.业务招待费、交通补贴或车辆维持费(过路过桥费、停车费、汽油费),从严控制;确属科研业务合理需要而支付的,可在横向经费中预算,但在报销时履行公务接待、出差等相关审批手续。

第十三条  财务处、科技处按照相关政策文件的要求,从经费使用和项目管理的角度为科研经费预算编制提供建议和指导,严格审核经费预算,按有关规定进行报批和备案。批复的预算是会计核算和监督的主要依据。

第十四条  科研经费预算经主管部门批复(或确定)后,项目负责人应根据批复的项目合同和预算书管理使用;确需调整预算的,按要求履行有关报批程序,经上级有关主管部门或学校科技处、财务处批准同意后按调整后的预算执行。

1.项目总预算、承担单位及其分预算的变更或调整,由项目负责人提出申请,经校科技处、财务处共同审核后报项目主管部门和财政部门批准。

2.项目总预算不变,材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费和其它支出等5个科目预算调整,由项目负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提交书面申请报告,经学院领导、校科技处和财务处审核(根据需要可组织有关专家咨询论证),学校批复调整预算,项目组方可按调整后的预算支出。

3.设备费、劳务费和专家咨询费等3个科目预算额以及差旅费、会议费和国际合作与交流费3个科目合计预算额不得调增,如需调减可按上述程序报批后调剂用于项目其他方面支出;会议费、差旅费和国际合作与交流费三项科目之间的支出可以调剂使用,但不得突破三项支出预算总额。

4.间接费用不得调整。

第十五条  与科技计划下达主管部门或经费来源单位没有签订正式合同(或预算书)的项目,在办理经费入账时,需提供合理的经费预算表;在项目执行过程中如需进行预算调整,项目负责人须提交书面申请,报校科技处和财务处审批。横向项目和市级以下政府购买服务的科技服务类项目编制预算的,可参照国家鼓励科技服务和促进成果转化相关政策法规,编列科研绩效和劳务费预算,规划类、咨询类、设计类和软件开发类项目的最高比例不超过可使用经费部分的70%,其他项目不超过50%

第十六条  学校授权科技处负责全校各类技术合同的签订,其他任何机构和个人不得以学校及学校下属单位的名义对外签订任何科技合同、协议;否则,由此产生的一切经济责任和法律后果均由签约人承担。

第五章  经费下达与使用管理

第十七条  科研经费立账管理。科研经费拨款到账后,项目负责人持预算书、合同书(任务书)、立项文件等相关资料到科技处办理经费入账手续。科技处根据批准的合同书和财务处提供的经费到账信息进行项目立项登记,并出具《到款通知单》;财务处根据《到款通知单》办理立账手续,并留存项目合同(任务书)及批复的预算。需要向拨款方提供增值税发票的,原则上经费到账帐后到财务处办理,如确需事先提供增值税发票应持合同到科技处、财务处办理借用手续;增值税从项目经费中支付、财务处统一核交。

第十八条  科研合作(协作)费支出管理。严格按照主管部门批准的合同规定和预算书约定执行;向合作(协作)单位转拨经费时,项目负责人应填写“科研项目经费转拨审批单”,附批复的相关合同书(或预算书)及与合作单位签订的科研合作协议书复印件,按规定审批后由财务处按照合同(或预算书)约定的外拨经费额度、拨款方式、开户银行和账号等条款办理相关手续,严禁向项目合同或主管部门预算批复以外的合作(协作)单位转拨经费。项目负责人要及时足额拨付项目合同书(或预算书、任务书)列示的合作(协作)单位研究经费,并对外拨经费的使用负有监管职责,不得层层转拨。横向经费原则上不得转拨协作经费,有特殊情况的,需在合同或协议中明确,并参照纵向项目履行审批手续。

第十九条  合作(协作)单位报账支出管理。合作(协作)单位未列示在项目预算批复中或外单位个人参加我校主持的科研项目(或任务),其发生的相关科研费用必须到我校报账,并严格执行国家、部委、省及我校的各项财经规章制度。合作(协作)单位报账不得报销固定资产类、汽车燃油费、餐费、礼品、招待费等不符合科研经费使用支出的经费。

第二十条  国际科技合作交流费用管理。严格按国家(省和学校)有关经费管理规定和项目预算执行,报销时须提供邀请函、批件、出国行程表等信息。非课题组成员、非项目合作交流目的地及与项目研究任务无关的考察、访问、学习或参观等发生的费用不得在项目经费中开支,特殊情况需报请下达科研项目计划管理部门批准。

第二十一条  规范人员费用管理。专家咨询费、劳务费严格按规定的资格、标准执行,个人所得税按税法规定执行、财务处代扣代缴。聘用大学毕业生、社会人员作为科研助理或辅助人员的,工资、津贴、福利、社会保险补助等费用可从“劳务费”支出,但不得超出劳务费的预算额度;连续聘用3个月以上的人员劳务费需提前到人事处办理登记、审核等手续后方可办理。

第二十二条  强化材料费和非标设备采购或委托加工费用的支出管理。

1.加强合同管理。材料采购、非标设备采购或委托加工过程中,单笔支出金额≥2万元的均须提供合同,明确材料或设备采购(或委托加工)的品种、数量、价格、性能指标或技术参数、交付时间和形式等,学校授权学院对该类合同进行审核和签字;单笔支出金额≥5万元的,还须由学院组织相关专业人员(不少于5人)进行专项论证,形成明确具体的意见,并作为报销凭据之一。

2.加强出入库管理。材料入库须填写《安徽农业大学实验材料验收入库登记单》,经办人、验收人、项目负责人签字,并作为报销凭据之一;领用出库时,须填写《安徽农业大学实验材料领用登记表》,由领用人和管理员签字,档案留用备查。非标设备采购或委托加工完成后,按学校相关规定办理资产登记、报销手续。

第二十三条  水、电、燃油费用支出。在项目研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗等费用,按预算从“燃料动力费”科目支出;实验室正常运转或项目研发过程中日常的水、电、气、燃料消耗等费用,按预算从“间接费用”中支出。

第二十四条  规范结算方式。设备费、劳务费、专家咨询费、材料费和测试化验加工费等支出,原则上应通过银行转账方式结算;会议费、差旅费等支出可实行“公务卡”结算。

第二十五条  出国期间经费使用管理。项目负责人出国(境)六个月以上的,科研经费在其出国(境)期间暂停使用,若需委托代理人负责的,应提出委托代理申请,经校科技处、财务处审批后执行。

第二十六条  间接费用的提取与分配。严格按照国家相关规定、各类科技计划项目管理办法及项目主管部门批复(或下达)的预算执行,实行收支两条线,由学校统筹管理。

1.我校主持且明确设立间接费用的科研项目,间接费用按项目下达的预算批复提取,绩效支出和管理费按以下规定执行:

1)间接费用中管理费、绩效支出分别预算且批复明确的,按预算批复的额度分别提取;

2)仅绩效支出批复明确的,绩效支出按批复的额度提取,管理费按间接费扣除绩效支出提取;

3)仅间接费用预算批复明确的,绩效支出按不高于批复的直接费用扣除设备费后的5%提取,管理费按间接费用扣除绩效支出后提取。

2.我校参加的科研项目,有明确间接费用预算批复,但绩效支出由项目主持单位(人)分配的,绩效支出按双方合同(或协议)约定提取,管理费按间接费扣除绩效支出后提取。

3.以个人身份参加其他单位主持的项目,经费到校且间接费用由主持单位分配的,按双方合同或协议约定数额提取间接费用和绩效支出。

4.除明确规定不得提取间接费或管理费的项目外,未明确设立间接费或管理费的科研经费,均提取间接费用(含绩效、科研管理费、水电费);其中,横向项目为总经费的33%;自然科学类纵向项目为总经费的13%、社科类纵向项目为11%

5.按合同或协议规定,必须转拨给合作单位的项目经费部分,不提取间接费用或管理费。

第二十七条  间接费用的支出管理。由学校统一管理使用,按责权利对等原则实行分项支出。

1.按直接费用扣除设备费后20%提取间接费用的纵向项目,按以下优先顺序分项支出:

1)学校和学院管理费。占间接费用总额的40%,学校和学院管理费的支出分别为自然科学类6%(含3%水电费)、2%,社科类4%(含1%水电费)、2%,用于补偿现有仪器设备及房屋占用,水、电、气、暖消耗费用,以及有关提供科研管理公共服务等费用的补助支出。

2)绩效支出。占项目间接费用的25%(预算不足的除外),原则上全部由项目组申请使用,但总额不得超过预算批复额度。结合科研人员实绩,在科研工作绩效考核通过后规范化安排使用。

3)项目组管理运行费。为间接费用扣除管理费和绩效后的余额部分,纳入学院间接费用账户统筹管理,由课题组申请支配;用于科研项目实施过程中直接费用以外的其它支出,包括单独计价的科研用房租赁费、物业费以及财务审计费、办公费、信息通讯费和市内交通费,以及事先经学院审批的必要的工作餐费支出、项目调研自备车汽油费及高速公路过路费支出等,但支出总额不得超过学校根据项目预算批复后核定的额度。

2.不设间接经费的纵向项目:绩效支出均为到账总经费的5%,学校和学院管理费的支出分别为自然科学类6%(含3%水电费)、2%,社科类4%(含1%水电费)、2%

3.横向项目(含市级及以下政府科技服务类项目):绩效支出均为到账总经费的25%,学校和学院管理费的支出比例为6%(含3%水电费)、2%

第二十八条  明确禁止的经费使用行为。科研人员应依法依规使用项目资金,严格按照预算批复(或合同书、任务书)的支出范围和标准使用经费,不得擅自调整外拨经费,不得利用虚假票据套取资金,不得通过编造虚假合同、虚构人员名单等方式虚报冒领劳务费和专家咨询费,不得通过虚构内容、提高支出标准等方式违规开支测试化验加工费,不得随意调账变动支出、随意修改记账凭证。禁止任何部门和个人擅自截留、挪用、侵占、骗取科研经费;禁止利用科研经费购买汽车等交通工具(有预算批准的除外);禁止利用科研经费为小团体牟取不正当利益;禁止用科研经费支付各种罚款、捐款和赞助;禁止利用科研经费参股或参与投融资活动。严禁将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人;严禁购买与科研项目无关的设备、材料;严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出;严禁设立“小金库”。

第二十九条  建立科技人员科研诚信管理制度。对本办法第二十六条科研经费使用的违规行为实行“零容忍”,除按有关规定追究当事人的责任外,违规人员列入科研诚信黑名单,三年内不得申报各级各类科技计划项目,同时扣减所在学院目标考核分值。

第六章  财务决算与结余经费管理

第三十条  项目负责人应根据上级主管部门的要求,积极配合校科技处、财务处做好结题验收工作以及科技计划项目经费年终决算和项目完成后的总决算。

第三十一条  项目通过验收后60日内,项目负责人应持经上级主管部门批复或同意结题验收的证明材料到科技处、财务处办理财务结账手续。结余的科研经费,除有关管理办法明确规定或上级主管部门(任务下达部门)明确要求必须原渠道收回的外,由学校纳入校统筹科技发展资金管理,主要用于科研人员从事基础前沿研究、公益性研究、产学研合作和开展重大项目科技攻关等发生的前期咨询、论证、启动、配套仪器设备运转维护、平台基地建设(包括仪器设备)、国内外学术交流、品种区域试验、以及成果宣传、转化、推广和培训等科研活动相关的费用支出。

第三十二条  科研项目研究过程的产出或副产品,有变价收入的,须严格执行收支两条线制度,由项目负责人及时上缴学校,纳入校统筹科技发展资金管理,严禁项目组成员坐收坐支、截留挪用和私分侵占;无法或难以变为收入的,由项目负责人填报《科研项目研究产出或副产品处置申报表》,经所在学院提出处理意见,报科技处、财务处、国资处审核批准后执行,市场估价10万元以上的还需要报校领导审批。

第三十三条  学校批准立项或资助的科技创新(培育)团队、平台和科研项目结题验收后,其结余经费由学校收回,用于资助新批准立项的科技创新(培育)团队、平台和项目。

第三十四条  项目负责人调离学校或离岗创业的,其在校期间主持(或参加)的各类科研项目仍应留在学校,可从项目组成员中指定专人负责管理经费,报校科技处(或上级科技主管部门)批准后执行;无法在校内执行的项目,经项目主管部门批准后变更主持单位并划转经费;已结题项目的结余经费,由学校收回作为校统筹科技发展基金。

第三十五条  加强对历史沉淀资金的管理。科研账户暂存资金,如2年以上无人认领,纳入校统筹科技发展资金账户,由学校统一调配使用。认领沉淀2年以上的科研经费,需个人写出情况说明,并经学院、科技处审批立项后,返还经费并按规定使用。

第三十六条  科研经费使用和管理接受财政部门、审计部门和项目主管或委托部门的检查与监督。项目负责人应当积极配合并提供有关资料。学校对项目资金的管理使用情况进行不定期审计或专项审计,发现问题的,及时做出处理并向项目主管部门报告。

第三十七条  建立科研项目资金的绩效管理制度,结合财务审计和财务验收,对项目资金管理使用效益进行绩效评价,结果按要求上报,并与校内科研经费结余经费管理、项目申报等相关工作挂钩。

第七章  附 则

第三十八条  本办法中的未尽事宜,按上级相关规定执行。

第三十九条  本办法自发布之日起执行,《安徽农业大学科研经费使用管理办法》(校财字〔20141号)同时废止。

第四十条  本办法由校科技处和财务处负责解释。